Odredbom člana 121. Zakona o radu („Sl. glasnik RS“, br. 24/2005, 61/2005, 54/2009 i 32/2013 – dalje: Zakon) propisano je da je poslodavac dužan da zaposlenom prilikom svake isplate zarade i naknade zarade dostavi obračun. Poslodavac je dužan da zaposlenom dostavi obračun i za mesec za koji nije izvršio isplatu zarade, odnosno naknade zarade.

Uz obračun poslodavac je dužan da zaposlenom dostavi i obaveštenje da isplata zarade, odnosno naknade zarade, nije izvršena i razloge zbog kojih nije izvršena isplata.

Obračun zarade, odnosno naknade zarade, poslodavac je dužan da zaposlenom dostavi najkasnije do kraja meseca za prethodni mesec.

Uz svaku isplatu, poslodavac je dakle dužan da zaposlenom dostavi obračun zarade. Time ga informiše o svim elementima, koji su uticali na visinu zarade. Kako zaposleni potpisuje prijem svake isplate, obračun je dokaz da je poslodavac izmirio obavezu prema zaposlenom. Dostavljanje se vrši na način propisan za dostavljanje odluka i drugih pismena poslodavca.

Poslodavac je dužan da zaposlenom dostavi obračun i za mesec za koji nije izvršio isplatu zarade, odnosno naknade zarade.

Tada obračun služi i kao dokaz da je poverilac u dužničkoj docnji.

Što se tiče evidencije zarade i naknade zarade, odredbom člana 122. Zakona, propisano je da je poslodavac dužan da vodi mesečnu evidenciju o zaradi i naknadi zarade.

Evidencija sadrži podatke o zaradi, zaradi po odbitku poreza i doprinosa iz zarade i odbicima od zarade, za svakog zaposlenog.

Evidencija ne može da sadrži nepopunjena i brisana mesta i naknadno upisane podatke.

Evidenciju overava direktor, odnosno preduzetnik ili zaposleni koga oni ovlaste.

Evidenciju potpisuje zaposleni kome je izvršena isplata zarade, odnosno naknade zarade.

Evidencija zarade i naknade zarade vodi se dakle po mesecima, a to znači da mora da postoji za svaki mesec pojedinačno i za sve mesece u godini zajedno. Ona se vodi po metodologiji utvrđenoj propisima o knjigovodstvu.

Kao što iz zakonske odredbe proizilazi evidenciju overava kod pravnog lica direktor, odnosno drugi organ poslovođenja, a kod fizičkog lica preduzetnik. Oni to svoje ovlašćenje mogu preneti na zaposlenog koga odrede. Sama overa podrazumeva prethodnu kontrolu. Iz navedenog, proizilazi da je ključno da direktor ili od njega ovlašćeno lice izvrši stvarnu kontrolu i da se nakon toga saglasi sa formiranom evidencijom zarade.

Zbog svega navedenog overa mora biti učinjena na način, koji nedvosmisleno ukazuje da je prethodne kontrole bilo.